|
Поток информации, обрушившийся на современное общество, велик, и необходима четкая, продуманная система хранения этой информации, чтобы она была востребована и полезна.
Цель создания электронного документооборота – систематизировать документацию по разным направлениям работы гимназии.
Главным условием, необходимым для создания документооборота, является ресурсное обеспечение, которое включает в себя несколько составляющих:
- программное обеспечение (программа Microsoft Word);
- техническое оснащение (документооборот размещается на двух компьютерах, два независимых источника гарантируют сохранность документации, а также позволяют одновременно работать с документооборотом двум специалистам);
- кадровое обеспечение.
Специалисты информационно-аналитической службы, ответственные за работу с документооборотом, обеспечивая единый подход, отслеживают информацию и контролируют ее поток, форматируют в едином режиме, следят за своевременностью внесения и обновления документации.
Документооборот строится по схеме: от общего к частному. Информация, как правило, имеет конкретного пользователя (администратор, педагог, родители, ученик). Некоторые разделы являются закрытыми для педагогов, родителей и учащихся.
Документооборот состоит из 13 разделов:
- нормативно-правовая документация;
- организационно-управленческая деятельность;
- отчеты;
- образовательная деятельность;
- методическая работа;
- воспитательная работа;
- аттестация педагогических кадров;
- здоровье;
- психолого-педагогическая служба;
- информационное обеспечение образовательного процесса;
- охрана труда и здоровья;
- финансово-хозяйственная деятельность;
- работа с родителями.
Каждый раздел имеет несколько подразделов. Это обусловлено, во-первых, тем, что время поиска нужной информации должно быть сведено к минимуму, во-вторых, тем, что документация по основным направлениям работы обновляется ежегодно, поэтому и размещается по годам. В отдельную папку в каждом разделе выносится документация общего характера, схемы, таблицы, которые практически не подвергаются изменениям.
За каждый блок отвечает один из членов администрации, и работа по внесению и накоплению информации ведется работником информационно-аналитической службы непосредственно с ним.
Существует определенный перечень документов, вносимых в ту или иную папку: анализ работы за предыдущий год и план работы на текущий учебный год. Далее папка заполняется согласно специфике того или иного направления работы. Например, в раздел «Воспитательная работа», помимо анализа работы и плана, вносится информация об организации работы органов ученического самоуправления, кружков и секций гимназии, списки детей, находящихся на внутригимназическом учете и учете в ПДН, списки детей, находящихся под опекой и попечительством. В разделе «Методическая работа» наряду с документацией по работе методической службы размещены документы предметных кафедр. Документация кафедры также имеет определенный перечень: кадровый состав, анализ работы за предыдущий год, цели и задачи на год, план работы, план заседаний кафедры на год, информация о деятельности педагогов по темам самообразования.
Теперь рассмотрим схему внесения информации в документооборот. Для успешной организации работы информационно-аналитической службы в начале учебного года составляется циклограмма работы с документацией, согласно которой 1 раз в 5 лет просматриваются и обновляются Устав, Правила внутреннего распорядка и локальные акты, 1 раз в 3 года – должностные обязанности и Коллективный договор, в начале учебного года вносится план работы гимназии на год, документация по методической, воспитательной работе, по аттестации педагогических работников, по работе психолого-педагогической службы и службы здоровья, информационному обеспечению образовательного процесса, работе с родителями и финансово-хозяйственной деятельности, отчеты. 1 раз в четверть вносится информация об итогах учебной деятельности, ежемесячно пополняются папки «Законодательство в сфере образования», «Документы Управления образования и науки Липецкой области» и «Документы департамента образования г. Липецка», еженедельно – «Архив приказов».
В настоящее время созданы альтернативные варианты электронного документооборота для родителей, педагогов и учащихся. Каждый из них имеет своего адресата, и, следовательно, свою специфику. В эти варианты не включена документация, предназначенная для пользования администрацией.
|
